Przez internet, siedząc wygodnie w domu, możemy złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego, zgłosić urodzenie dziecka czy uzyskać odpis aktu stanu cywilnego. Co jednak zrobić, gdy mamy sprawę na tyle nietypową, że nie ma do niej specjalnego formularza? Najprościej wysłać do urzędu elektroniczne pismo ogólne, które może dotyczyć dowolnej sprawy. Jak dobrze przygotować dokument i wysłać go bez wychodzenia z domu?
Teraz większość spraw urzędowych załatwimy bez wychodzenia z domu. Jest to nie tylko wygodne, ale w dzisiejszej rzeczywistości, w której świat ogarnięty jest pandemią COVID-19 - również bezpieczne. Jak to zrobić?
- Wystarczy odwiedzić portal gov.pl, na którym znajdziemy informację o wszystkich e-usługach, czyli sprawach urzędowych, które można załatwić bez wychodzenia z domu - tłumaczy minister cyfryzacji Marek Zagórski. - Jedną z najpopularniejszych i najbardziej przydatnych e-usług jest możliwość wysłania pisma ogólnego, dzięki któremu możemy zainicjować online załatwienie niemal każdej sprawy - dodaje szef MC.
Do tego jednak niezbędny nam będzie profil zaufany. Osoby, które jeszcze go nie mają, zachęcamy do założenia - posiadanie profilu ułatwi nam życie. Jak to zrobić? Spieszymy z wyjaśnieniami.
Profil zaufany możemy utworzyć na tej stronie na kilka sposobów. Po pierwsze istnieje możliwość zweryfikowania naszej tożsamości poprzez nasze konto bankowości elektronicznej. Logujemy się na swoje konto w banku i odnajdujemy na nim formularz o założenie profilu zaufanego. Wypełniamy go i wysyłamy. Operację potwierdzamy podobnie jak przelew bankowy, czyli kodem autoryzacyjnym albo w aplikacji mobilnej. Potwierdzenie założenia profilu przyjdzie na naszą pocztę elektroniczną. Drugi sposób polega na wypełnieniu i złożeniu wniosku na stronie profilu zaufanego, jednak w tym wariancie naszą tożsamość potwierdzamy osobiście. Musimy to zrobić w ciągu 14 dni w jednym z ponad 1500 Punktów Potwierdzających, które znajdują się m.in. w urzędach, czy placówkach pocztowych. Ze względu na pandemię Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało także trzecią drogę, dla tych, którzy nie mają konta w dużym banku i nie mogą lub nie chcą iść do urzędu. Teraz możliwe jest także założenie tymczasowego PZ. Jest on ważny przez 3 miesiące (tradycyjny profil zaufany jest ważny 3 lata). Weryfikacja tożsamości osoby wnioskującej o tymczasowy PZ odbywa się podczas widerozmowy z urzędnikiem.
Najprościej rzecz ujmując, pismo ogólne wysyłamy wtedy, gdy żaden z dostępnych w e-usługach formularzy nie pasuje do naszej sprawy. Polacy bardzo chętnie korzystają z tej formy komunikacji z urzędem. Bywają dni, gdy napływa nawet siedem tysięcy takich pism, co sprawia, że jest to obecnie jedna z najpopularniejszych e-usług urzędowych. Złożenie dokumentu nie wymaga wizyty w urzędzie i stania w kolejce, możemy wysłać go o każdej porze dnia i nocy i w każdy dzień tygodnia, siedząc wygodnie we własnym fotelu.
Gdy już mamy profil zaufany, wystarczy w prawym górnym rogu strony gov.pl kliknąć niebieski przycisk "Mój GOV" i zalogować się. W kolumnie z popularnymi usługami znajdziemy zakładkę zatytułowaną: "Pismo ogólne - wyślij pismo w dowolnej sprawie do urzędu". Otwieramy formularz i możemy przystąpić do załatwiania spraw urzędowych. Możemy także wejść na kartę usługi.
W pierwszym kroku wybieramy urząd lub instytucję, do której pismo ma trafić (wystarczy zacząć wpisywać nazwę, a system sam podpowie resztę). Możemy je wysłać np. do ministerstw, urzędów gminy, urzędów centralnych, urzędów skarbowych, szkół publicznych, publicznych zakładów opieki zdrowotnej czy sanepidu. Następnie wybieramy rodzaj pisma (np. skarga, wniosek, zawiadomienie), a także wpisujemy jego tytuł. Teraz pozostaje nam tylko stworzyć treść pisma. System umożliwia nam również załączenie dokumentów. Całkowity rozmiar załączonych plików nie może przekraczać 150 MB.
Na końcu sprawdzamy dane kontaktowe wygenerowane na podstawie danych, które podaliśmy, zakładając profil zaufany. Klikamy przycisk "Dalej" i wybieramy, czy chcemy wysłać bez podpisu, czy podpisać i wysłać. Warto wcześniej sprawdzić, czy załatwienie danej sprawy nie wymaga naszego podpisu, bez tego niektóre pisma nie zostaną przyjęte. Następnie otrzymamy elektroniczne urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP) pisma, które jest tak samo ważne, jak potwierdzenie odbioru listu poleconego wysyłanego pocztą tradycyjną. Usługa jest całkowicie bezpłatna, a czas oczekiwania na odpowiedź zależy od rodzaju sprawy.
Zobacz instruktaż
Wybierasz się na wakacje? Sprawdź, co załatwisz dzięki e-usługom